古称书状，今分内外，内为书状侍者，外为书记。
《敕修清规》云：“书记，即古规之书状也。职掌文翰，凡山门榜疏书问、祈祷词语，悉属之。盖古之名宿，多奉朝廷征召，及名山大剎，凡奉圣旨敕黄住持者，即具谢表，示寂有遗表，或所赐所问，俱奉表进。而住持专柄大法，无事文字，取元戎幕府署记室参军之名，于禅林特请书记以职之。犹存书状，列于侍者，使司方丈私下书问，曰内记云。而名之着者，自黄龙南公始。又东山演祖以是职命佛眼远公，欲以名激之，使兼通外典，助其法海波澜。而先大慧亦尝充之。凡居斯职者，宜以三大老为则可也。”
忠按：《联灯》、《普灯》、《会元》、《正宗赞》等，皆云佛眼为知客，未见为书记。《普灯》云佛鑒主五祖书记，恐今误为佛眼乎。
忠曰：“记室参军，武官也。”《杜氏通典?武官大将军》云：“晋增置司马一人，从事中郎二人，主簿、记室督各一人。”
《事文类聚》引《续汉?百官志》云：“三公大将军皆有记室，主上表章报书记。虽列于上宰之庭，然本于从事之职。”
《禅苑清规》云：“书状之职，主执山门书疏，应须字体真楷，言语整齐，封角如法，及识尊卑触净，僧俗所宜。如与官员书信，尤不得妄发。每年化主书疏，预先安排，即时应须子细点检，恐封角差赚，及漏落施主名衔。如写常住书信，即用常住纸笔；如写堂头书信，即用堂头纸笔；如发自己书信，不宜侵用。轻尘积岳，宜深戒之。新到茶汤特为礼不可阙，院门大榜、斋会疏文，并宜精心制撰，如法书写。古今书启、疏词文字，应须遍览，以益多闻。若语言典重，式度如法，千里眉目，一众光彩。然不得一向事持笔砚，轻侮同袍，不将佛法为事。禅月、齐己止号诗僧，贾岛、惠休流离俗官，岂出家之本意也？”
《备用清规》云：“书记，声名清雅，翰墨典严，制文须合古规，发语当为新鑒，悚动观听，辉映林泉。若曰佛祖慧命，岂在兹乎？黄龙南和尚遇云峰悦禅师，指见慈明，方决大事。谋西江，华藏遁庵会下充书记，代赴张循王府升座。到府门，问曰：‘书记若会，禅家间自有教授。’谋即归寺，焚却所蓄文字，径造天童，默耕此道，凡十年不出僧堂，方了大事。后住雪窦，至天童，法道大振，任重致远，丛林共知。”
慈觉〈龟镜文〉云：“为众僧典翰墨，故有书状。”又云：“手不把笔，如救头然，所以报书状也。”又云：“书状不工，文字蔑裂，非书状所以饰众也。”又云：“事持笔砚，驰骋文章，非所以报书状也。”
无文印寄隆瘦巖书云：“古无书记，见于《清规·，惟书状。书记云者，创置于中古诸老，非百丈意也。第数十年来，谬谬相承，冒其氏名者多耳。”
旧说曰：“书记虽班藏主上，然其职掌卑。犹如知客，虽在侍香上，其职却卑。”
已下略出事缘。
《碧巖录》云：“唐宣宗，乃大中也。武宗即位，潜遁在香严閑和尚会下。后剃度为沙弥，未受具戒。后到盐官会中，请大中作书记。”
《林间录》云：“嵩明教初自洞山游康山，托迹开先法席，主者以其佳少年，锐于文学，命掌书记。明教笑曰：‘我岂为汝一杯姜杏汤耶？’因去之。居杭之西湖三十年，闭关不妄交。”
《僧宝传·黄龙慧南禅师传》云：“登衡岳，寓止福严。老宿号贤叉手者，大阳明安之嗣，命公掌书记。”
《北涧文集·送梦书记序》云：“古无书记，自积翠老南领徒行脚，丛林称之。后世嗣其遗响，仅得积翠之一体，余则百步半百也。”
《普灯录·佛鑒勤禅师章》云：“师见五祖演，大豁所疑。令主翰墨。”
《普灯录·大慧杲禅师章》云：“师至天宁，见圆悟，于言下去尽知见。悟曰：‘始知吾不汝欺。’遂命掌翰墨。”
《普灯录·宏智正觉禅师章》云：“丹霞 子淳 领大洪，师掌笺记。”
有比丘尼命书记者。《焰慧语要》有比丘尼廓然圣书记者。